Monatliche Ratenrechnungen · Eigenfinanzierungen

Die vollständige Excel-Liste „Eigenfinanzierungen-Trackunit.xlsx“ wird vor jedem Lauf neu geprüft. Durchgestrichene, abgeschlossene und abgelaufene Verträge werden ausgelassen. Bereits berechnete Monate bleiben erhalten.

Monat auswählen und die vollständige Liste prüfen. PDF-Ablage und E-Mail-Entwürfe folgen automatisch. Kein automatischer Versand.

Vorhandene Rechnungen und erste Novemberraten abschließen

Die Rechnungs-PDF kommt in den Monatsordner ihres Rechnungsdatums. Der zugehörige Lieferschein wird nach „Lieferscheine-fakturiert“ verschoben. E-Mails mit derselben PDF werden ausschließlich als Entwurf in info@neumeier-gmbh.com gespeichert.

Es werden nur bereits vorhandene Rechnungen abgeschlossen. Kein automatischer Versand.

Fehlt die PDF eines zugehörigen ERP-Lieferscheins in beiden Lieferscheinordnern, wird sie aus diesem vorhandenen Beleg ergänzt. Bestehende Dateien werden nicht überschrieben.

Der bisherige Sammellauf ist gesperrt, bis Lieferscheinordner, AB-Preise, Garantie, Vorkasse und Mietkaufraten geprüft werden. Bereits angelegte Rechnungen bleiben erhalten.

Versand klären · E-Mail fehlt

Diese Rechnungen für Postversand vormerken oder die Rechnungs-E-Mail in der Kundenakte ergänzen. Die Kennzeichnung ist für alle berechtigten Mitarbeiter sichtbar.

Angelegte Rechnungen · Versand prüfen

„Versand vorbereitet“ aus dem bisherigen Lauf bestätigt weder einen Outlook-Entwurf noch die PDF-Ablage.

Hier erscheinen nur übernommene und geprüfte Posten. Alte ADDISON-Rechnungen werden ohne geprüften Anfangsbestand nicht automatisch als offen behandelt.

HVB · CSV-Zahlungsabgleich und Rechnungsablage

HVB-Umsatzliste auswählen und zuerst einen Testlauf starten. Rechnungsnummer und voller Betrag reichen für eine eindeutige Zuordnung – auch bei abweichendem Zahlernamen. Ohne Rechnungsnummer müssen Kunde und Betrag eindeutig passen. Vollzahlungen auf Angebot/AB werden einer vorhandenen Folgerechnung zugeordnet oder automatisch in Rechnung gestellt. Zahlungsbestätigungen aus Andreyko ergänzen fehlende Belegnummern. Maschinenraten werden mit Kunde, Zeitraum und Gesamtsumme abgeglichen. Bei Sammelzahlungen werden auch eindeutige vierstellige Rechnungsendnummern erkannt. Differenzen bis 2 Cent werden dokumentiert ausgeglichen. Ausschließlich bei eindeutig zugeordneten Geldautomaten-Bareinzahlungen gilt bis 5 € Rundungsausgleich je Sammelzahlung, mit Vermerk auf der betroffenen Rechnung.

Bei Microsoft mit dem Konto anmelden, dem „Buchhaltung Ausgang“ gehört. Die Freigabe erlaubt Dateizugriff; dieser Ablauf verwendet ausschließlich den fest hinterlegten Buchhaltungsordner.

Nach Bestätigung: PDF mit Buchungsdatum und Betrag abstempeln und in den Unterordner „erhalten“ des Rechnungsmonats verschieben. Unklare Treffer, Teilzahlungen und Abweichungen bleiben zur Prüfung offen. Keine Sachkontenbuchung.

Lokale Altdaten gefunden

Auf diesem Gerät gibt es bisherige Zahlungs- oder Mahndaten. Diese werden zur Vermeidung doppelter Buchungen nicht automatisch übernommen. Bitte zur Prüfung sichern.